Nel gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà un obbligo per le aziende italiane, l’Italia prima nazione europea ad adottare tale norma. Questo tipo di fatturazione non sarà il semplice invio o ricezione di un documento di pagamento in formato, per dire, Pdf, e trasmesso via posta elettronica. Sarà, invece, per il ciclo sia attivo sia passivo di un’azienda un tipo di documentazione derivata da processi di gestione e automazione complessi, che richiederà – o diventerà opportunità per – un efficientamento complessivo dell’intera organizzazione dei documenti aziendali. Al riguardo sarebbe utile già adesso che ogni azienda misurasse la propria efficienza documentale attraverso un indice calibrato anche per valutare il risparmio ottenibile da nuovi sistemi, allo scopo di valutare il rapporto costi/benefici degli investimenti per dotarsi di questi nuovi sistemi stessi o di servizi in outsourcing. I numeri, in base alle ricerche in materia svolte negli ultimi cinque anni e con riferimento l’area europea, sembrano così sintetizzabili: costo complessivo di circa 150 miliardi di euro per la gestione documentale delle aziende; 360 milioni di ore-lavoro; solo il 20% delle aziende dotate di funzioni, più o meno evolute, per il trattamento di documenti. Un approfondimento fa ipotizzare che l’efficienza documentale si limiti per lo più all’archiviazione digitale di tipo elementare e non tocchi quella più automatizzata né l’intero processo di gestione dei documenti dell’impresa. Tale analisi, pur grezza, sostiene l’ipotesi che esista nella maggioranza delle aziende europee un gap rilevante sul piano della sicurezza, del controllo di gestione, dei rapporti con clienti e fornitori, ecc.. E, soprattutto, che ci sia uno spazio notevole di efficientamento traducibile in più profitto netto e produttività. Alcuni analisti hanno stimato l’incremento di profitto complessivo per le aziende europee grazie a una maggiore efficienza del lato documentale dei processi amministrativi tra i 50 e 60 miliardi anno. Tale dato andrebbe aggiornato simulando l’impatto positivo delle nuove tecnologie emerse negli ultimi due anni. Nei, per altro pochi, studi più recenti emerge un potenziale di incremento del profitto netto aziendale pre-tasse (ebit) tra il 4 e il 6% a seguito dell’efficientamento documentale più completo ed evoluto. Se così, la modernizzazione di tale reparto dell’organizzazione aziendale, finora considerato una funzione minore e rigida, che ora è possibile grazie alle nuove tecnologie dovrebbe diventare una priorità che merita incentivi fiscali 4.0.
